Privacy - VerzuimApplicatie

Wat betekent de nieuwe privacywet - Avg-?

Vanaf 25 mei beschermen alle EU-landen uw privacy volgens dezelfde regels. In ons Privacy Statement leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen en hoe we die verwerken

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets vertellen over u of die we in verband kunnen brengen met u. U deelt persoonsgegevens met ons als u klant of medewerker van de klant bij ons bent of als u contact met ons hebt. Denk aan uw naam, uw telefoonnummer of uw e-mailadres. Maar ook het IP-adres van uw computer is een persoonsgegeven. Het gaat om alle gegevens die we in verband kunnen brengen met u. Een los werknemersnummer is geen persoonsgegeven. Maar dat wordt het wel zodra u ook weet van wie dat nummer is.

Dit bedoelen we met verwerken:

Verwerken is een begrip uit de wet. Het is een heel breed begrip. Het gaat om alles wat u kunt doen met persoonsgegevens. Van verzamelen tot vernietigen. De `Wet Algemene gegevensbescherming (Avg) noemt bij verwerken: 'het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, uitwissen en vernietigen van gegevens.'

VerzuimApplicatie registreert persoonsgegevens om aan de opdrachtgever de afgesproken dienstverlening te bieden. De persoonsgegevens worden uitsluitend ontvangen door rechtstreekse invoer of aanlevering door de opdrachtgevers. De persoonsgegevens worden alleen door gebruikers van de applicatie gewijzigd of door medewerkers van VerzuimApplicatie op verzoek van gebruikers.

Gebruikers:

Als gebruiker van persoonsgegevens worden aangemerkt, degene die door de verantwoordelijke( (klant VerzuimApplicatie) geautoriseerd zijn persoonsgegevens te gebruiken: Artsen, arbeidsdeskundigen, re-integratiedeskundigen, psychologen, ergonomisch adviseurs, indicatieadviseurs, consultants, bedrijfstrainers, juridisch adviseurs, administratieve medewerkers en andere in de toekomst aan te stellen beroepsmedewerkers. De Gebruikers hebben de bevoegdheid gegevens te aan te vullen of te corrigeren, echter niet om gegevens te vernietigen. Correctie of vernietiging van persoonsgegevens is voorbehouden aan de verantwoordelijke.

Elektronische gegevens:

Alle gebruikers hebben toegang tot de elektronische gegevens, met uitzondering van de medische gegevens. De medische gegevens zijn slechts toegankelijk voor diegenen die daarvoor zijn geautoriseerd (volgens de Wet poortwachter). VerzuimApplicatie heeft, indien en voor zover dat voor de taakuitoefening noodzakelijk is, toegang tot alle elektronische gegevens exclusief de medische gegevens. Middels deze scheiding van functies wordt zorggedragen voor een zorgvuldige verwerking van de persoonsgegevens.

Medische gegevens:

De medische gegevens worden gecodeerd in het systeem opgeslagen en kunnen alleen ingezien worden (gedecodeerd worden) na invoer van een persoonlijke sleutel die alleen bij de bedrijfsarts zelf bekend is en die alleen werkt in combinatie met het juiste gebruikers account. Dus bedrijfsartsen kunnen de gegevens in de medische dossiers van andere artsen niet lezen, zelfs al zouden ze er onterecht toegang tot verkrijgen. Ook de medewerkers van VerzuimApplicatie hebben geen toegang tot de medische gegevens.

Waarvoor gebruiken we uw persoonsgegevens?

VerzuimApplicatie ontwerpt haar applicatie voor verwerking van verzuim van medewerkers van haar klanten. Tevens biedt zij Arbodiensten en bedrijfsartsen de mogelijkheid om voor hun klanten medische verzuimdossiers aan te leggen. Uw data regelen kan en mag alleen als we u goed kennen. Daarom  vragen we bij klantcontact naar persoonsgegevens en verwerken we die ook. Met uw persoonsgegevens kunnen we bijvoorbeeld het paswoord om in te loggen aanpassen.

De klanten van VerzuimApplicatie zijn een overeenkomst aangegaan met VerzuimApplicatie voor het verwerken van verzuimgegevens volgens de Wet verbetering poortwachter. Daarvoor zijn als onderdeel van de licentiecontracten, voor het gebruik van de applicatie , verwerkersovereenkomsten opgesteld, waarin wordt geregeld dat VerzuimApplicatie zich aan de wettelijke verplichtingen van de Avg houdt.

Met uw persoonsgegevens kunnen we bijvoorbeeld:

  • Contact met u opnemen.
  • U e-mails sturen vanuit de VerzuimApplicatie voor het maken van afspraken
  • Uw aanvraag voor of wijziging tot toegang van de applicatie beoordelen en regelen.
  • Onze klanten factureren en andere financiële opdrachten uitvoeren.
  • Uw gegevens goed in onze administratie zetten en bijwerken als er wijzigingen zijn.
  • Uw producten beheren.

We zijn medeverantwoordelijk voor de veiligheid van u, van ons en van al onze klanten. Daarom gebruiken we uw persoonsgegevens ook om risico's te verkleinen.

  • We kunnen uw toegang tot de applicatie blokkeren of u waarschuwen als de data niet goed wordt gebruikt
  • We kunnen helpen als we denken dat het even tegenzit.
  • We onderzoeken vooraf goed wie u bent.
  • Intern kwaliteitsonderzoek naar mogelijke problemen en risico’s en toetsen of wetgeving goed is ingevoerd
  • Gedrag van fraudeurs proberen te herkennen zodat we fraude kunnen voorkomen en aanpakken.
  • Zorgen voor goede beveiliging. Denk aan gebruikersnamen, wachtwoorden en rollen binnen de applicatie (b.v. casemanager, arts). En we investeren in middelen die u en ons beschermen tegen allerlei vormen van criminaliteit.

We houden u graag op de hoogte. Bijvoorbeeld met e-mails, nieuwsbrieven, aanbiedingen op onze website of apps die op maat zijn gemaakt voor jou. Of met gepersonaliseerde advertenties op apps en sites van andere partiun en social media. Ook daarvoor zijn vaak persoonsgegevens nodig.

Dit kunnen we doen:

  • We bekijken welke producten u al wel gebruikt en welke niet.
  • We verzamelen u keuzes en zoekopdrachten als u bijvoorbeeld onze webpagina’s of apps bezoekt en e-mails zoals de nieuwsbrief opent. En die analyseren we. Zo heb u mogelijk interesse in producct... als u een pagina over het product bezoekt.
  • We analyseren u betalingsgedrag. Staat er bijvoorbeeld een groot bedrag op u Betaalrekening? Dan kunnen we een spaarrekening bij u onder de aandacht brengen.
  • We kunnen de gegevens die we zelf hebben verzameld, combineren met persoonsgegevens én algemene gegevens van andere bronnen.
  • We kunnen uw versleutelde persoonsgegevens gebruiken om u op social media interessante en relevante informatie te laten zien.
  • We kunnen u ook aanbiedingen doen van partiun met wie we nauw samenwerken zoals het Rijksmuseum.
  • Wil u liever geen persoonlijke aanbiedingen ontvangen? Geen probleem, Neem contact met ons op!

Voor onze organisatie gelden allerlei wettelijke verplichtingen. Wil u bij ons b.v. uw inlogcode regelen? Dan gaan we:

  • U identificeren als klant (identificatieplicht): we controleren of u echt bent wie u zegt te zijn; maar ook.
  • Wettelijke bewaartermijnen van uw gegevens inregelen
  • Uw persoonsgegevens geven aan organisaties die van de wet sommige gegevens bij VerzuimApplicatie mogen opvragen. Denk aan: de Belastingdienst: of Justitie: bij financiële fraude, Inlichtingendienst: bij terrorisme, Toezichthouders: als zij onderzoek doen naar bedrijfsprocessen of naar bepaalde (groepen) klanten.

We gebruiken persoonsgegevens ook om zaken veel persoonlijker te maken. Dat doen we door ze te combineren en te analyseren. Die analyses brengen ons op nieuwe ideeën en betere oplossingen. Daarin willen we echt vooroplopen. Want daarmee helpen we jou verder. Of dat nu privé of zakelijk is. Zo kunnen we:

  • De oorzaak van klachten oplossen, pagina’s en formulieren op de website verbeteren en processen versnellen.
  • De beveiliging verbeteren.
  • Meten hoe klanten onze diensten gebruiken en  als dat nodig is: dingen verbeteren.
  • Nieuwe diensten ontwikkelen.
  • Rapportages maken van onze analyses en inzichten en daarmee informatiediensten op geaggregeerd niveau leveren.
  • We proberen gedrag van fraudeurs te herkennen zodat we fraude kunnen voorkomen en aanpakken.

Van wie hebben we persoonsgegevens?

We hebben persoonsgegevens van onze medewerkers, klantcontacten en de medewerkers van onze klantorganisaties.

Welke persoonsgegevens verzamelen we?

Hieronder zie u welke persoonsgegevens we verzamelen en dus ook kunnen gebruiken.

Met u persoonsgegevens kunnen we bijvoorbeeld:

  • Contact met u opnemen.
  • Onderzoeken of u klant bij ons bent
  • Uw aanvraag voor of wijziging van een ander product beoordelen en regelen.
  • Onze financiële opdrachten uitvoeren.
  • Uw gegevens goed in onze administratie zetten en bijwerken als er wijzigingen zijn.
    De persoonsgegevens worden alleen door gebruikers gewijzigd of door medewerkers van VerzuimApplicatie op verzoek van klantorganisaties. Het gaat hierbij enerzijds om namen, adressen en woonplaatsen, met mogelijk een aanvullend gegeven, maar in principe niet verschillend van de gegevens in een ‘telefoonboek’. Anderzijds gaat het om voor de opdracht noodzakelijke aanvullende gegevens, zoals een ingediende aanvraag of het bij de opdrachtgever reeds vastgelegde verzuimdossier. Er worden niet meer gegevens door een opdrachtgever aan VerzuimApplicatie verstrekt dan strikt noodzakelijk is voor het uitvoeren van de opdracht. Een opdrachtgever is daarbij verplicht om deze doorzending van persoonsgegevens te melden.
  • Uw producten beheren. Met name de juiste plichten en rechten geven conform uw rol in het ziekteverzuimproces. (Medewerker, casemanager, bedrijfsarts)

We zijn medeverantwoordelijk voor de veiligheid van u, van ons en van al onze klanten.. Daarom gebruiken we uw persoonsgegevens ook om risico's te verkleinen.

We houden u graag op de hoogte. Bijvoorbeeld met e-mails, nieuwsbrieven, aanbiedingen op onze website of apps die op maat zijn gemaakt voor jou. Of met gepersonaliseerde advertenties op apps en sites van andere partiun en social media. Ook daarvoor zijn vaak persoonsgegevens nodig.

Dit kunnen we doen:

  • We bekijken welke producten u al wel gebruikt en welke niet.
  • We verzamelen u keuzes en zoekopdrachten als u bijvoorbeeld onze webpagina’s of apps bezoekt en e-mails zoals de nieuwsbrief opent. En die analyseren we. Zo heb u mogelijk interesse in producct... als u een pagina over het product bezoekt.
  • We analyseren u betalingsgedrag. Staat er bijvoorbeeld een groot bedrag op u Betaalrekening? Dan kunnen we een spaarrekening bij u onder de aandacht brengen.
  • We kunnen de gegevens die we zelf hebben verzameld, combineren met persoonsgegevens én algemene gegevens van andere bronnen.
  • We kunnen uw versleutelde persoonsgegevens gebruiken om u op social media interessante en relevante informatie te laten zien.
  • We kunnen u ook aanbiedingen doen van partiun met wie we nauw samenwerken zoals het Rijksmuseum.
  • Wil u liever geen persoonlijke aanbiedingen ontvangen? Geen probleem, Neem contact met ons op!

Voor onze organisatie gelden allerlei wettelijke verplichtingen. Wil u bij ons u verzuimdossiers regelen? Dan gaan we bijvoorbeeld:

  • u identificeren als u klant bij ons wordt (identificatieplicht): we controleren of u echt bent wie u zegt te zijn.
  • u persoonsgegevens geven aan organisaties die van de wet sommige gegevens bij  VerzuimApplicatie mogen opvragen. Denk aan: de Belastingdienst: of Justitie: bij financiële fraude, Inlichtingendienst: bij terrorisme, Toezichthouders: als zij onderzoek doen naar bedrijfsprocessen of naar bepaalde (groepen) klanten.

Verwerking van persoonsgegevens die door hun aard in de categorie "Bijzondere Persoonsgegevens" zijn verboden. In de applicatie worden gegevens over de gezondheid van medewerkers vastgelegd. Daardoor vallen deze gegevens in deze categorie. Echter dit verbod vervalt wanneer dit nodig voor het beoordelen van de arbeidsgeschiktheid van de medewerker en het stellen van medische diagnose.

  • In de applicatie is het geregeld dat medische gegevens alleen door bedrijfsartsen verwerkt kunnen worden
  • Medewerkers belast met verzuimregistratie bij klant organisaties hebben geen toegang tot medische gegevens.
  • Verzuimgegevens worden gebruikt voor het maken van rapportages met analyses en inzichten om daarmee onze klanten op geaggregeerd niveau overzicht te geven.

We zijn medeverantwoordelijk voor de veiligheid van jou,van ons, van al onze klanten en de ...... sector. Daarom gebruiken we u persoonsgegevens ook om risico's te verkleinen. Dit merk u bijvoorbeeld:

  • We kunnen toegang blokkeren of u waarschuwen als de de data niet goed wordt gebruikt
  • We kunnen helpen als we denken dat het even tegenzit.
  • We onderzoeken vooraf goed wie u bent.
  • Intern kwaliteitsonderzoek naar mogelijke problemen en risico’s en toetsen of wetgeving goed is ingevoerd
  • Gedrag van fraudeurs proberen te herkennen zodat we fraude kunnen voorkomen en aanpakken.
  • Zorgen voor goede beveiliging. Denk aan gebruikersnamen, wachtwoorden,  En we investeren in middelen die jou en ons beschermen tegen allerlei vormen van criminaliteit. .

We zijn medeverantwoordelijk voor de veiligheid van jou,van ons, van al onze klanten en de ...... sector. Daarom gebruiken we u persoonsgegevens ook om risico's te verkleinen. Dit merk u bijvoorbeeld:

  • We kunnen toegang blokkeren of u waarschuwen als de de data niet goed wordt gebruikt
  • We kunnen helpen als we denken dat het even tegenzit.
  • We onderzoeken vooraf goed wie u bent.
  • Intern kwaliteitsonderzoek naar mogelijke problemen en risico’s en toetsen of wetgeving goed is ingevoerd
  • Gedrag van fraudeurs proberen te herkennen zodat we fraude kunnen voorkomen en aanpakken.
  • Zorgen voor goede beveiliging. Denk aan gebruikersnamen, wachtwoorden,  En we investeren in middelen die jou en ons beschermen tegen allerlei vormen van criminaliteit. .

Bewaartermijnen:

We bewaren deze gegevens zo lang als nodig is voor het doel waarvoor we u gegevens gebruiken. En zo lang de wet ons verplicht om uw gegevens te bewaren. Hoe lang dat precies is, verschilt. De bewaartermijn eindigt na 15 jaar voor medische dossiers en 2 jaar voor verzuimdossiers na uitdiensttreding van de betrokkene of beëindiging overeenkomst tussen opdrachtgever en Verzuimapplicatie.

Vragen over privacy bij VerzuimApplicatie

info@verzuimapplicatie.nl

VerzuimApplicatie

0031 (0) 85 401 7923


©copyright 2018 VerzuimApplicatie in samenwerking met Triple-B Consultancy